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個人情報の取り扱いについて

本学では個人情報保護の重要性を認識し、学生支援、教育・研究活動における個人情報の収集、管理、利用、開示及び提供については、法律などを遵守し、以下のように取り扱います。

教職員などに対しては、教育・啓発活動を通じて個人情報の適正な利用を図り、個人情報保護の取り組みについて、継続的な見直しを行いながら改善に努めてまいります。

• 定義
• 目的
• 利用目的の通知
• データ内容の正確性の確保
• 安全管理措置

• 第三者提供の制限
• 開示
• 訂正など
• 開示などの請求手続
• 開示などの実施

• 費用の負担
• 苦情処理
• 個人情報の取り扱いについてのお問い合わせ

定義

（1）個人情報

情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などにより、特定の個人を識別できるものをいいます。（他の情報と照合が安易で、それにより特定の個人を識別できるものを含む）

（2）個人情報データベース

個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報をコンピューターなどにより検索できるように、体系的に構成したものをいいます。

（3）個人データ

個人情報データベースなどを構成する個人情報をいいます。

（4）学生など

1. 本学において、現時点で教育を受けている学生、科目など履修生、聴講生及び公開講座の参加者など
2. 本学が実施する学校説明会などへの参加者、入学試験の受験者及び本学に対して資料を請求した者
3. 過去において、本学で教育を受けた卒業生、他大学などへ転出した者、中途退学者及び科目など履修生など

（5）教職員など

1. 本学に勤務している専任教育職員、事務職員、保健師、技師、非常勤教育職員、嘱託職員、臨時職員及び有期任用教員並びに本学に就任している役員など
2. 本学に勤務しようとしている専任教育職員、事務職員、保健師、技師、非常勤教育職員、嘱託職員、臨時職員及び有期任用教員並びに本学に就任しようとしている役員など
3. 本学に勤務していた専任教育職員、事務職員、保健師、技師、非常勤教育職員、嘱託職員、臨時職員及び有期任用教員並びに本学に就任していた役員など
4. 過去において、本学に勤務しようとした不合格者及び辞退者など
5. 本学が主催する活動に参加する者など

本学が個人情報を利用する目的

本学の運営及び教育・研究、学生支援などに必要な業務を遂行するため、個人情報を利用する目的は、以下のとおりです。

（1）学生などに関するもの

入学試験、入学手続（編入学、再入学を含む）、学生証交付、履修相談、履修登録、修学指導、授業運営、試験実施、成績処理、単位認定、学科配置、進級・卒業（修了）判定、学位記授与、海外留学、国際交流、諸証明書発行、休学・復学・再入学・退学手続、学納金納付管理、学籍管理、学業奨励、研究活動支援、福利厚生施設運営、大学院学部推薦者・表彰候補者・奨学生などの選考、定期健康診断、健康相談、学生教育研究災害保険加入、慶弔、災害見舞、課外活動支援、学割証発行、学則による処分、求職登録、就職支援、就職斡旋、施設利用（学内ネットワーク及び教育システム、教室・研究実験室、情報センター、メディア・ラボ、体育施設、自習室、駐車場など）、用具・備品などの貸与、各種連絡及び郵送物の発送

（2）学生の保証人や保護者などに関するもの

学生の修学指導などに必要な連絡、各種郵送物（学業成績通知書、学費納付書、大学報、大学行事案内など）の発送

（3）教職員などに関するもの

採用試験、勤務状況管理、人事（雇用、採用、昇任、降任、異動、休職、復職、免職、解雇、解職、退職、定年、懲戒処分など）・給与・報酬・賃金・労働安全衛生・災害補償・各種保険（雇用保険、健康保険、厚生年金保険、団体加入保険など）・福利厚生・私立学校教職員共済組合などに関する手続き・審査及び管理、教職員証交付、修学指導、授業運営、海外留学、国際交流、諸証明書発行、研究活動支援、施設運営、慶弔、災害見舞、施設利用（教室・研究実験室、情報センター、メディア・ラボ、体育施設、自習室、駐車場など）、用具・備品などの貸与、各種連絡及び郵送物の発送

利用目的の通知など

本人が直接書面（電子的・磁気的方式、その他知覚によって認識できない方式で作られた記録を含む）に記載した、当該本人の個人情報を取得する場合や、その個人情報を第三者に提供する場合及びその個人情報の利用目的を変更する場合は、あらかじめ当該本人に当該個人情報の利用目的を通知、または公表します。

データ内容の正確性の確保

個人データは利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保ちます。

安全管理措置

1. 本学は個人データの漏洩、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
2. 本学の教職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図れるよう、当該教職員に対する必要かつ適切な監督を行います。
3. 個人データの取り扱いの全部または一部を委託する場合は、当該個人データの安全管理が図れるよう、個人情報保護システムが確立している業者を選定するとともに、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

第三者提供の制限

1. 本学は法令に基づくものや個人の生命・身体、または財産保護のために必要となる場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき、及びその他学長が特に必要と認めたときを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで個人データを第三者に提供しません。
2. 本学は学生が履修した授業科目の単位修得状況、及び成績評価を記載した学業成績通知書を保護者宛てに郵送します。また、父母懇談会などの個別面談においても、当該学生の進学・就職及び学生生活などに関する相談を行うために提示します。

開示

本人から当該本人に関する、個人データの開示が求められたときは、本人に対して遅滞なく開示します。ただし、開示しないことが相当であるときは、個人データの全部または一部を開示しないことがあります。その際、遅滞なく理由を付して、その旨を通知します。

訂正など

本人から当該個人データの内容に対して訂正、追加または削除（以下「訂正など」という）を求められたときは、利用目的の達成に必要な範囲において、必要な調査を行い、その結果に基づいて訂正などを行います。なお、求められた個人データの内容の全部、もしくは一部について訂正などを行ったとき、または訂正などを行わないことを決定したときは、本人に対し遅滞なく理由を付して、その旨（訂正などを行ったときはその内容を含む）を通知します。

開示などの請求手続

第７の開示または第８の訂正などを請求しようとする者（以下「請求者」という）は、本学に対して本人であることを明らかにして、次に掲げる事項を記載した請求書（様式１）を提出してください。

1. 請求者の氏名及び住所
2. 請求に係る個人情報の内容
3. 訂正の請求については、当該訂正を求める箇所及び訂正の内容
4. 是正の請求については、不適正と認める個人情報の取り扱い及び是正の内容
5. その他要領で定める事項

開示などの実施

1. 個人情報の開示は、本学があらかじめ指定する日時及び場所において行います。
2. 個人情報の開示は、請求に係る個人情報の閲覧、視聴または写しの交付により行います。
3. 個人情報を開示する際、当該個人情報が汚損し、または破損するおそれがあるとき、その他やむを得ない理由があるときは、当該個人情報の写しにより開示する場合があります。

費用の負担

1. この要綱の規定による個人情報の閲覧、視聴、訂正または是正については、無料とします。
2. 個人情報の写しを交付する場合における、当該写しの作成及び送付に要する費用は、請求者の負担となります。

苦情処理など

個人情報の取り扱いに関する苦情については、企画総務課または当該業務の担当課に申し出てください。

お問い合わせ

企画総務課

• TEL:0123-27-6001

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